La première phase du projet de numérisation municipale est terminée: Documents historiques et actuels disponibles en format électronique
Numérisation. Pas juste un mot. Plutôt un mantra de notre temps. Un mantra qui a tendance à avoir une signification positive, comme des termes tels que «durabilité» ou «innovation». Mais précisément parce qu’il est utilisé – et souvent abusé – dans de nombreux domaines, ce mantra risque d’être réduit à un mot générique ou abstrait, comme beaucoup d’autres que nous utilisons dans notre lexique quotidien. Concrètement, la numérisation signifie avant tout deux choses: la transformation de documents et de processus papier en données numériques (scannage, archivage, gestion électronique); repenser les flux de travail pour les rendre plus rapides, plus sûrs et plus efficaces, en tirant parti des outils informatiques et technologiques.
Dans le contexte d'une municipalité, la numérisation n'est pas seulement une mode lexicale: a un impact direct sur la sécurité (sauvegarde et protection des données), la préservation de la mémoire historique et la transparence vis-à-vis des citoyens, qui peuvent accéder aux informations plus facilement et plus rapidement.
Brissago a franchi une étape décisive dans la modernisation de ses services: la numérisation complète des archives et des flux administratifs. Un processus qui concerne non seulement la gestion quotidienne du courrier ou des pratiques de construction, mais aussi la préservation du patrimoine documentaire. Et la possibilité d'y accéder simplement en tapant un mot clé.
«La numérisation proprement dite, c’est-à-dire la transition des documents papier vers un format électronique, a commencé il y a deux ans et s’est achevée», explique Reto Repetti, l’autorité municipale responsable, entre autres, du département informatique. Aujourd'hui, tout le courrier entrant et sortant est traité numériquement, sans plus d'impressions. Par la suite, nous avons décidé d'étendre le travail aux archives, de libérer de l'espace, d'accroître la sécurité et de rendre la recherche de données plus rapide. Si une archive papier est endommagée ou détruite, par exemple, en raison d'un incendie ou d'une inondation, les données, les informations et les connaissances sont perdues; avec le numérique, d'autre part, vous pouvez faire des copies de sauvegarde potentiellement infinies et en même temps garantir des consultations immédiates grâce à des recherches sémantiques et des métadonnées. Bref, tout un autre monde».
Le projet a été réalisé en collaboration avec Tectel et CHC Business Solutions. «Nous avons numérisé tous les documents au format PDF avec OCR – explique Mirko Nesti, directeur de Tectel – afin qu’ils puissent être recherchés à l’aide de mots clés, de noms ou de parties de texte. Cela vous permet d'abandonner le papier, sauf bien sûr dans le cas de documents historiques d'une valeur particulière, où la matrice physique doit être absolument préservée. Nous avons travaillé main dans la main avec le bureau technique pour numériser les pratiques immobilières et foncières. La quantité de documentation était considérable, mais aujourd’hui, le matériel est organisé et prêt à être utilisé rapidement et efficacement».
Une attention particulière a été accordée aux cartes cadastrales, qui sont désormais entièrement numérisées. «L’utilisateur peut contacter le bureau technique et recevoir le document demandé sous format électronique ou papier – indique M. Repetti. Certains documents pourront être mis à la disposition du public à l’avenir, ce qui permettra également un accès direct à la mémoire historique de la municipalité.»
Cependant, le projet de numérisation ne s'arrête pas aux archives. Grâce à la personnalisation d'Arxivar Next, gérée par CHC Business Solutions sous la direction du PDG Ronny Herber, l'administration a optimisé les flux de travail internes.
Avec des logiciels spécifiques, tels que Invensys pour la gestion de l'eau potable ou Arxivar pour le courrier et les bâtiments municipaux, l'administration a numérisé les flux de travail internes.
La gestion du courrier est déjà pleinement opérationnelle, celle des bâtiments municipaux est presque terminée et proche de la mise en service, tandis que la numérisation du travail de l'équipe externe est actuellement à l'étude.
« Ainsi, souligne Repetti, toute intervention, ordinaire ou extraordinaire, sera enregistrée et tracée. Les travailleurs sur le terrain pourront recevoir des instructions précises sur une tablette ou un smartphone, tandis qu’au bureau, il sera possible de surveiller en temps réel ce qui a été fait et ce qui reste à faire.»
En plus de ces actions, l'administration crée et met à jour tous les formulaires en ligne disponibles sur le nouveau site Web municipal. Cela permettra aux citoyens de demander des permis, autorisations, certificats et autres services directement via le web, sans avoir à se rendre physiquement au comptoir. L'objectif est de simplifier les procédures, de réduire les temps d'attente et d'offrir un accès plus immédiat et plus efficace aux services municipaux.
Tectel, grâce à son expertise dans des domaines tels que les hôpitaux, les bibliothèques et la numérisation des archives historiques, y compris les procès des sorcières de Poschiavo, a contribué avec des outils de pointe, tels que les scanners planétaires qui préservent les documents anciens tout en évitant le contact direct avec les rouleaux.
Nesti explique: «Nous travaillons avec CHC Business Solutions, qui distribue Arxivar Next, un système de documents performant en Suisse. Nous parlons de systèmes de gestion de documents, des outils qui vous permettent de stocker et de gérer des documents efficacement. Nous nous occupons de la numérisation, tandis que CHC met en œuvre et personnalise Arxivar pour optimiser les processus numériques.»
Nesti a travaillé pour des hôpitaux, des municipalités, des organismes privés, des cabinets d'avocats ou des administrateurs, s'occupant de projets tels que la numérisation de journaux pour la Bibliothèque cantonale. «Mais le projet le plus important que nous ayons réalisé – souligne-t-il – a été la collecte de cartes cadastrales de 1850 pour les archives de l’État, un travail qui peut être consulté librement sur le site web. Récupération.ch«
Avec la conclusion de la première phase, Brissago reste l'une des municipalités les plus avancées du canton dans le domaine de la numérisation. La perspective est claire: rendre l'administration plus efficace, réduire la bureaucratie et protéger le patrimoine documentaire, qui trouve aujourd'hui une nouvelle vie dans le format électronique.