Die erste Phase des kommunalen Digitalisierungsprojekts ist abgeschlossen: Historische und aktuelle Dokumente in elektronischer Form verfügbar
Digitalisierung. Nicht nur ein Wort. Eher ein Mantra unserer Zeit. Ein Mantra, das tendenziell eine positive Bedeutung hat, wie Begriffe wie „Nachhaltigkeit“ oder „Innovation“. Aber gerade weil es in vielen Bereichen verwendet und oft missbraucht wird, besteht die Gefahr, dass dieses Mantra auf ein generisches oder abstraktes Wort reduziert wird, wie viele andere, die wir in unserem Alltagslexikon verwenden. Konkret bedeutet Digitalisierung aber vor allem zweierlei: Umwandlung von Papierdokumenten und -prozessen in digitale Daten (Scannen, Archivieren, elektronische Verwaltung); Redesign-Workflows, um sie schneller, sicherer und effizienter zu machen, unter Nutzung von IT- und technologischen Tools.
Im Kontext einer Kommune ist Digitalisierung nicht nur eine lexikalische Mode: hat direkte Auswirkungen auf die Sicherheit (Backup und Datenschutz), die Bewahrung des historischen Gedächtnisses und die Transparenz gegenüber den Bürgern, die leichter und schneller auf Informationen zugreifen können.
Brissago hat einen entscheidenden Schritt zur Modernisierung seiner Dienstleistungen getan: die vollständige Digitalisierung von Archiven und Verwaltungsabläufen. Ein Prozess, der nicht nur die tägliche Verwaltung von Post oder Baupraktiken betrifft, sondern auch die Erhaltung des dokumentarischen Erbes. Und die möglichkeit, darauf zuzugreifen, indem sie einfach ein keyword eingeben.
„Die eigentliche Digitalisierung, d. h. der Übergang von Papierdokumenten in ein elektronisches Format, hat vor zwei Jahren begonnen und ist abgeschlossen“, erklärt Reto Repetti, die u. a. für die IT-Abteilung zuständige Gemeinde. Heute werden alle eingehenden und ausgehenden Postsendungen digital bearbeitet, ohne Ausdrucke mehr. Anschließend haben wir beschlossen, die Arbeit auf die Archive auszuweiten, Speicherplatz freizugeben, die Sicherheit zu erhöhen und die Suche nach Daten zu beschleunigen. Wenn ein Papierarchiv beschädigt oder zerstört wird, beispielsweise durch einen Brand oder eine Überschwemmung, gehen Daten, Informationen und Wissen verloren. Mit digital können Sie dagegen potenziell unendlich viele Sicherungskopien anfertigen und gleichzeitig durch semantische Suchen und Metadaten eine sofortige Beratung garantieren. Kurz gesagt, eine ganze andere Welt“.
Das Projekt wurde in Zusammenarbeit mit Tectel und CHC Business Solutions durchgeführt. „Wir haben alle Dokumente im PDF-Format mit OCR gescannt – erklärt Mirko Nesti, Direktor von Tectel –, damit sie anhand von Schlüsselwörtern, Namen oder Textteilen durchsucht werden können. Dies ermöglicht es Ihnen, auf Papier zu verzichten, außer natürlich in Fällen von historischen Dokumenten von besonderem Wert, in denen die physikalische Matrix unbedingt erhalten werden muss. Wir arbeiteten Seite an Seite mit dem Technischen Büro und digitalisierten Bau- und Grundstückspraktiken. Der Umfang der Dokumentation war beträchtlich, aber heute ist das Material organisiert und bereit, schnell und effizient verwendet zu werden.“
Besonderes Augenmerk wurde auf Katasterkarten gelegt, die nun vollständig digitalisiert sind. „Der Nutzer kann sich an das technische Büro wenden und das angeforderte Dokument in elektronischer oder Papierform – so Repetti – erhalten. Einige Materialien können der Öffentlichkeit in Zukunft zugänglich gemacht werden, wodurch auch ein direkter Zugang zum historischen Gedächtnis der Gemeinde ermöglicht wird.“
Das Digitalisierungsprojekt macht jedoch nicht vor den Archiven halt. Dank der Anpassung von Arxivar Next, das von CHC Business Solutions unter der Leitung von CEO Ronny Herber verwaltet wird, optimierte die Verwaltung die internen Arbeitsabläufe.
Mit spezifischer Software wie Invensys für das Trinkwassermanagement oder Arxivar für Post- und Kommunalgebäude digitalisierte die Verwaltung interne Arbeitsabläufe.
Die Verwaltung der Post ist bereits voll funktionsfähig, die der kommunalen Gebäude ist fast fertig und steht kurz vor der Inbetriebnahme, während die Digitalisierung der Arbeit des externen Teams derzeit untersucht wird.
„Auf diese Weise – weist Repetti darauf hin – wird jede Intervention, ob gewöhnlich oder außerordentlich, aufgezeichnet und verfolgt. Die Außendienstmitarbeiter können präzise Anweisungen auf einem Tablet oder Smartphone erhalten, während sie im Büro in Echtzeit überwachen können, was getan wurde und was noch zu tun ist.“
Zusätzlich zu diesen Maßnahmen erstellt und aktualisiert die Verwaltung alle Online-Formulare, die auf der neuen kommunalen Website verfügbar sind. Dadurch können die Bürger Genehmigungen, Genehmigungen, Zertifikate und andere Dienstleistungen direkt über das Internet anfordern, ohne dass sie physisch zum Schalter gehen müssen. Ziel ist es, Verfahren zu vereinfachen, Wartezeiten zu verkürzen und einen schnelleren und effizienteren Zugang zu kommunalen Dienstleistungen zu ermöglichen.
Tectel hat mit seiner Expertise in Bereichen wie Krankenhäusern, Bibliotheken und der Digitalisierung historischer Archive – einschließlich der Hexenprozesse in Poschiavo – mit modernsten Werkzeugen wie Planetenscannern beigetragen, die alte Dokumente bewahren und gleichzeitig den direkten Kontakt mit Walzen vermeiden.
Nesti erklärt: „Wir arbeiten mit CHC Business Solutions zusammen, das Arxivar Next, ein leistungsstarkes Dokumentensystem in der Schweiz, vertreibt. Wir sprechen von Dokumentenmanagementsystemen, Tools, mit denen Sie Dokumente effizient speichern und verwalten können. Wir kümmern uns um das Scannen, während CHC Arxivar implementiert und anpasst, um digitale Prozesse zu optimieren.“
Nesti hat für Krankenhäuser, Kommunen, private Einrichtungen, Anwaltskanzleien oder Treuhänder gearbeitet und sich um Projekte wie die Digitalisierung von Zeitungen für die Kantonsbibliothek gekümmert. „Aber das wichtigste Projekt, das wir durchgeführt haben – er weist darauf hin –, war die Sammlung von Katasterkarten aus dem Jahr 1850 für das Staatsarchiv, ein Werk, das auf der Website frei eingesehen werden kann. Datenrettung.ch“.
Mit dem Abschluss der ersten Phase bleibt Brissago eine der fortschrittlichsten Gemeinden des Kantons im Bereich der Digitalisierung. Die Perspektive ist klar: die Verwaltung effizienter zu gestalten, Bürokratie abzubauen und das Dokumentenerbe zu schützen, das heute ein neues Leben in elektronischer Form findet.