Conclusa la prima fase del progetto di digitalizzazione comunale: documenti storici e correnti disponibili in formato elettronico

Digitalizzazione. Non solo una parola. Piuttosto un mantra del nostro tempo. Un mantra che, tendenzialmente, ha un’accezione positiva, al pari di termini come “sostenibilità” o “innovazione”. Ma proprio in quanto usato – e spesso abusato – in molti ambiti, questo mantra rischia di ridursi a una parola generica o astratta, come molte altre che usiamo nel nostro lessico quotidiano. In concreto, però, digitalizzazione significa soprattutto due cose: trasformare documenti e processi cartacei in dati digitali (scansione, archiviazione, gestione elettronica); riprogettare i flussi di lavoro per renderli più rapidi, sicuri ed efficienti, sfruttando strumenti informatici e tecnologici.

Nel contesto di un Comune la digitalizzazione non è soltanto una moda lessicale: ha un impatto diretto sulla sicurezza (backup e protezione dei dati), sulla conservazione della memoria storica e sulla trasparenza verso i cittadini, che possono accedere più facilmente e velocemente alle informazioni.

Brissago ha compiuto in questo senso un passo decisivo verso la modernizzazione dei propri servizi: la digitalizzazione completa degli archivi e dei flussi amministrativi. Un processo che non riguarda soltanto la gestione quotidiana della posta o delle pratiche edilizie, ma anche la salvaguardia del patrimonio documentale. E la possibilità di accedervi semplicemente digitando una parola chiave.

“La digitalizzazione vera e propria, il passaggio cioè dei documenti cartacei a un formato elettronico, è iniziata due anni fa ed è stata completata – spiega Reto Repetti, municipale responsabile, tra l’altro, del Dicastero informatica –. Oggi tutta la posta in entrata e in uscita viene gestita in digitale, senza più stampe cartacee. Successivamente abbiamo deciso di estendere il lavoro agli archivi, per liberare spazio, aumentare la sicurezza e rendere più rapida la ricerca dei dati. Se un archivio cartaceo viene danneggiato o distrutto, poniamo, per un incendio o un allagamento, si perdono dati, informazioni e conoscenze; con il digitale, invece, si possono fare copie di backup potenzialmente infinite e garantire al contempo consultazioni immediate grazie a ricerche semantiche e ai metadati. Insomma, tutto un altro mondo”.

Il progetto è stato realizzato in collaborazione con le società Tectel e CHC Business Solutions. “Abbiamo scansionato tutti i documenti in formato PDF con OCR – spiega Mirko Nesti, direttore di Tectel – in modo che possano essere cercati tramite parole chiave, nomi o parti di testo. Questo consente di rinunciare alla carta, tranne ovviamente nei casi di documenti storici di particolare valore, dove la matrice fisica va assolutamente conservata. Abbiamo lavorato fianco a fianco con l’Ufficio tecnico, digitalizzando le pratiche relative a edifici e terreni. La mole documentale era notevole, ma oggi il materiale è organizzato e pronto per essere utilizzato in modo rapido ed efficiente”.

Un’attenzione particolare è stata rivolta alle mappe catastali, ora completamente digitalizzate. “L’utente può rivolgersi all’ufficio tecnico e ricevere il documento richiesto in formato elettronico o cartaceo – afferma Repetti -. Alcuni materiali, in futuro, potranno essere messi a disposizione del pubblico, consentendo così anche un accesso diretto alla memoria storica del Comune”.

Il progetto di digitalizzazione non si ferma però agli archivi. Grazie alla personalizzazione di Arxivar Next, gestita da CHC Business Solutions sotto la guida del CEO Ronny Herber, l’amministrazione ha ottimizzato i flussi di lavoro interni.
Con software specifici, come Invensys per la gestione dell’acqua potabile o Arxivar per la posta e per gli stabili comunali, l’amministrazione ha digitalizzato i flussi di lavoro interni.
La gestione della posta è già pienamente operativa, quella degli stabili comunali è quasi conclusa e prossima all’entrata in esercizio, mentre la digitalizzazione dei lavori della squadra esterna è attualmente in fase di studio.
“In questo modo – sottolinea Repetti – ogni intervento, sia ordinario sia straordinario, verrà registrato e tracciato. Chi opera sul campo potrà ricevere istruzioni precise su un tablet o uno smartphone, mentre in ufficio sarà possibile monitorare in tempo reale cosa è stato fatto e cosa rimane da fare”.

Oltre a questi interventi, l’amministrazione sta procedendo alla creazione e all’aggiornamento di tutta la modulistica online disponibile sul nuovo sito comunale. Questo consentirà ai cittadini di richiedere permessi, autorizzazioni, certificati e altri servizi direttamente via web, senza la necessità di recarsi fisicamente allo sportello. L’obiettivo è semplificare i procedimenti, ridurre i tempi di attesa e offrire un accesso più immediato ed efficiente ai servizi comunali.

Tectel, con la sua esperienza in settori come ospedali, biblioteche e digitalizzazione di archivi storici – inclusi i processi alle streghe di Poschiavo – ha contribuito con strumenti d’avanguardia, come gli scanner planetari che preservano i documenti antichi evitando il contatto diretto con i rulli.
Nesti spiega: “Collaboriamo con CHC Business Solutions, che distribuisce in Svizzera Arxivar Next, un sistema documentale performante. Parliamo di Document Management Systems, strumenti che consentono di archiviare e gestire documenti in modo efficiente. Noi ci occupiamo della scansione, mentre CHC implementa e personalizza Arxivar per ottimizzare i processi digitali”.

Nesti ha lavorato per ospedali, comuni, enti privati, studi legali o fiduciari, curando progetti come la digitalizzazione dei giornali per la Biblioteca cantonale. “Ma il progetto più importante che abbiamo realizzato – puntualizza – è stata la raccolta delle mappe catastali del 1850 per l’Archivio di Stato, un lavoro che si può consultare liberamente sul sito recuperando.ch“.

Con la conclusione della prima fase, Brissago si conferma tra i Comuni più avanzati del Cantone nell’ambito della digitalizzazione. La prospettiva è chiara: rendere l’amministrazione più efficiente, ridurre la burocrazia e tutelare il patrimonio documentale, che oggi trova una nuova vita in formato elettronico.